Politica privind transmiterea facturilor în e-Factura SPV

1. Proformă versus factură fiscală

După plasarea comenzii, Clientul poate primi o proformă (document comercial nefiscal, fără serie și număr de factură). Proforma nu ține loc de factură fiscală și nu se transmite în e-Factura.

Factura fiscală se emite ulterior, de regulă prin programul de contabilitate (inclusiv SAGA, pe baza importului XML pregătit de magazin), moment în care primește serie, număr și dată fiscale.

2. RO e-Factura și SPV

Sistemul național RO e-Factura este operat de Ministerul Finanțelor / ANAF. Facturile se depun în format electronic (standardul național / UBL, după caz) și sunt puse la dispoziție în Spațiul Privat Virtual al destinatarului.

Obligația de utilizare a e-Factura pentru relațiile B2B și, după caz, B2C urmează calendarul legal în vigoare la data emiterii. ALEDY CRISS CLEAN S.R.L. se conformează termenelor aplicabile la momentul facturării.

3. Clienți B2B (persoane juridice / PFA etc.)

Pentru emiterea corectă în e-Factura, Clientul B2B trebuie să comunice: denumirea, CUI-ul, adresa fiscală, Nr. Reg. Com. (dacă este cazul) și adresa de e-mail de contact.

După emitere, factura este transmisă în sistemul RO e-Factura. Clientul o poate vizualiza / descărca din SPV-ul asociat CUI-ului. Vânzătorul poate transmite și o copie informativă pe e-mail; copia nu înlocuiește exemplarul din SPV atunci când legea impune e-Factura.

4. Clienți B2C (consumatori)

Consumatorii primesc factura în modalitatea prevăzută de lege la data vânzării: pe e-mail, în contul de client și/sau prin RO e-Factura / SPV, dacă și atunci când această cale este obligatorie sau disponibilă pentru B2C.

Lipsa unui cont SPV al Consumatorului nu îl scutește pe Vânzător de obligațiile fiscale de evidență; se vor folosi canalele legale alternative de comunicare a facturii.

5. Date personale și fiscale

Transmiterea facturii către ANAF / SPV are temei în obligația legală (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR). Categoriile de date: identificare cumpărător, CUI, adresă, linii de produs, valori, TVA.

ANAF acționează ca autoritate publică. Detalii despre prelucrarea la nivelul instituției se regăsesc în informările ANAF.

6. Corecții

Stornările, facturile de corecție și notele contabile se emit potrivit Codului fiscal și se transmit în e-Factura atunci când legea o cere. Solicitați corecții la [email protected], cu numărul documentului și descrierea erorii.

7. Păstrare

Facturile se arhivează pe durata prevăzută de legislația fiscal-contabilă, în formatul impus (inclusiv electronic).